Standrohre werden von Wasserversorgungsunternehmen regelmäßig für die Entnahme von Wasser aus dem Versorgungsnetz verliehen. Nicht selten reichen die Probleme von Beschädigungen und Diebstahl bis hin zu unberechtigter Entnahme in fremden Netzen oder an nicht dafür vorgesehene Hydranten.
Oft sind Informationen oder Daten zum Standrohr und dessen Komponenten wie Wasserzähler oder Systemtrenner, sowie Informationen über den Mieter, an verschiedensten Orten – zumeist analog auf Papier – zu finden. Damit verbunden sind lange Wartezeiten für Kunden und ein großer Zeit- und Kostenfaktor für den Wasserversorger.
In Harsewinkel wurden Standrohr- und Kundendaten über eine Excel-Liste verwaltet. Wenn ein Kunde ein Standrohr ausleihen wollte, musste der entsprechende Mitarbeiter zunächst prüfen, ob das gewünschte Standrohr auf Lager und sich im einsatzfähigen Zustand befindet. Anschließend mussten Mietverträge manuell erstellt, gedruckt und anschließend in Ordnern einsortiert werden.
Durch den aufwändigen Prozess entstanden teilweise lange Wartezeiten für den Kunden – wobei der Kunde bei Betreten des Wasserwerks noch gar nicht weiß, ob das passende Standrohr verfügbar ist.
„Hauptsächlich haben wir uns für die Umstellung auf den Standrohrmanager entschieden, weil er eine kompakte und komplette Übersicht über Standrohr- und Kundendaten bietet, eine einfache Dokumentation möglich ist und wir die Sicherheit haben, einen rechtssicheren Prozess zu gewährleisten – z.B. bei den Verträgen“, so Reinhard Strotjohann, Technischer Leiter des Wasserwerks. Für die zwei bis drei Mitarbeiter, die die Standrohrverwaltung nebenher betreuen, war es oft problematisch, immer die Übersicht zu behalten, was gerade verfügbar war. Zudem war es bei Standrohrrückgaben nicht einfach, den Wasserverbrauch direkt zu prüfen und zu berechnen. Wie bei vielen Umstellungen auf eine Software-Lösung hatte man in der Einführungsphase Schwierigkeiten, sich mit der neuen Struktur vertraut zu machen. „Die neue Routine kam aber dann relativ schnell, da das Programm sehr einfach aufgebaut ist“, so Strotjohann.
In Harsewinkel ist man sich einig – der Arbeitsaufwand hat sich durch die Optimierung des gesamten Prozesses reduziert. Der Mitarbeiter hat alle Informationen auf einen Blick und kann dem Kunden bereits am Telefon Auskunft geben, ob das gewünschte Standrohr für den Kunden verfügbar ist und es auch direkt reservieren. Wenn der Kunde zur Abholung kommt, ist vom Vertrag bis zum Standrohr alles vorbereitet, sodass sich Wartezeiten verkürzt haben. Auch können die Verträge nun direkt auf dem PC abgespeichert werden, so dass die Papierdokumentation entfällt. Lediglich der Kunde erhält seine Unterlagen – der Standrohrmanager druckt Verträge, Quittungen, Erinnerungsschreiben und Rücknahmeformulare automatisch bei Bedarf.
Das Wasserwerk Harsewinkel ist eines der ersten, welches mit Hilfe einer neuen, digitalen Lösung den Standrohrverwaltungsprozess digitalisiert hat. Als Vorreiter in der Branche empfiehlt der Versorger den Standrohrmanager auch anderen Versorgungsunternehmen – von klein bis groß.