In Deutschland gibt es rund 1,6 Millionen Firmenfuhrparks mit fast vier Millionen Fahrzeugen – so eine Schätzung aus dem Jahr 2011. Die Spannbreite ist entsprechend groß und reicht vom inhabergeführten Kleinstunternehmen mit ein oder zwei Dienstfahrzeugen bis hin zu den 50, 100 oder mehr Fahrzeuge umfassenden Flotten von großen Industrieunternehmen. Die Zahlen der Flotten machen deutlich, dass es sich um einen strategisch bedeutsamen Teil des Unternehmens handelt. Seine professionelle Handhabung erfordert betriebswirtschaftliches, juristisches und technisches Fachwissen, damit die Aufgaben risikogerecht und erfolgreich bewältigt werden können. Hierüber verfügen im Idealfall die sogenannten Fuhrpark-Verantwortlichen, zu deren organisatorischen Aufgaben Themenkomplexe wie Flottenversicherung, Schadenmanagement oder die Zusammenarbeit mit Leasing- und Fuhrparkmanagement-Anbietern zählen. In der Praxis sieht es dagegen oft anders aus: In manchen Unternehmen basiert der Umgang mit den Dienstfahrzeugen eher auf Zufälligkeiten und spontanen Entscheidungen und bei den Verantwortlichen geht die Auseinandersetzung mit diesem wichtigen Geschäftsbereich nicht selten im Tagesgeschäft unter. Doch das Fehlen eines fundierten Konzeptes kann fatale Folgen haben – und das nicht nur im Schadensfall. Welche Fahrzeuge werden angeschafft, wie werden sie verwaltet, welche Versicherungen schließe ich ab, werden die Unfallverhütungsvorschriften eingehalten, sind diese den Fahrern mitgeteilt worden oder was passiert, wenn der Fahrer einen Unfall hatte – lauten wichtige Fragen einer Liste, die sich beliebig verlängern ließe. Auf ihre Beantwortung hat sich die zertifizierte Fuhrparkmanagerin Andrea Bärreis aus Nürnberg spezialisiert. Die Fachkompetenz der Agentur „Firmenwagen im Blick“ kommt den Kunden aus Industrie, Handwerk, Verbänden und öffentlicher Hand in Form von exakt zugeschnittenen Dienstleistungspaketen zugute.

„Am Anfang steht immer eine umfassende Analyse, bei der ich mir im persönlichen Gespräch mit der Geschäftsführung, den Controllern, dem Einkauf, der Personalleitung und der Buchhaltung einen Überblick darüber verschaffe, wie ein Unternehmen das Management seiner Fahrzeugflotte handhabt“, erklärt Bärreis. Nach der Auswertung der Daten erhält das Unternehmen eine Empfehlung für ein entsprechendes Konzept, das sich an seinen speziellen Bedürfnissen orientiert – etwa in Form einer detaillierten Dienstwagenordnung oder Car-Policy, in der die Organisation der Fuhrparkaufgaben im Unternehmen geregelt wird. „Die Erstellung solcher Konzepte orientiert sich am Mobilitätsbedarf eines Unternehmens, legt die so genannte Fuhrparkstruktur fest und hat damit letztendlich entscheidenden Einfluss auf die Kosten“, so Andrea Bärreis. Darüber hinaus werden – je nach Firmenphilosophie – in die Car-Policy häufig auch unternehmensrelevante Aspekte wie Kosten-, Effektivitäts-, Mitarbeitermotivations-, Image- und Umweltziele aufgenommen.

Jedes Detail ist wichtig

Hinzu kommt die Festlegung von organisatorischen Abläufen des Fuhrparks, zu denen neben der Fahrzeuganforderung, -übernahme oder -rückgabe z. B. auch Aussagen darüber gemacht werden, welcher Personenkreis überhaupt berechtigt ist, einen Firmenwagen zu erhalten, welche Fahrzeugkategorien mit welchen Referenzfahrzeugen existieren oder inwieweit der Mitarbeiter bei der Fahrzeugwahl mitbestimmen darf und wie die private Nutzung des Dienstwagens geregelt ist. Dabei sollte alles von Anfang an genauestens festgehalten und exakt ausformuliert werden, lautet die Empfehlung von Bärreis. Und die Liste der Punkte, die zu beachten sind, ist lang. U. a. gehören die Mindestanforderungen an Fahrzeuge bezüglich ihrer Sicherheitsausstattung, die Farbwahl sowie Bestimmungen über nicht zugelassene Zubehörteile und zulässige Fahrzeugtypen dazu. Gegebenenfalls können auch spezielle Hinweise für Leasingfahrzeuge in die Dienstwagenordnung mit aufgenommen werden. Zu den unbedingt erforderlichen Unterlagen zählen auch die Nutzungsüberlassungsverträge, die zwischen dem Unternehmen und dem Nutzer des Fahrzeugs abgeschlossen werden. In ihnen werden die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters geregelt.

Diese Dokumentationen sollten von Zeit zu Zeit überprüft und – wenn nötig – modifiziert werden. Veränderte Beschaffungskonditionen, Modellwechsel oder etwa die Einführung neuer Fahrzeugmodelle machen die Festlegung und Formulierung neuer Vertragsbedingungen erforderlich. Fuhrparkmanagerin Bärreis, zu deren Kunden mittelständisch geprägte Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern und Fahrzeugflotten von rund 80 Fahrzeugen zählen, interpretiert die Zusammenarbeit mit den von ihr betreuten Unternehmen dementsprechend als dynamischen Prozess, in dessen Entwicklung der Kunde in Form eines stetig modifizierten Dienstleistungspaketes profitieren soll. „Wichtig ist, dass man alles im Vorfeld bespricht“, formuliert Bärreis, wobei sie darauf hinweist, „dass das insbesondere für die Vertragspartner gilt.“ In diesem Sinne sieht sie sich nicht zuletzt als wichtige Schnittstelle zwischen Halter und Nutzern von Dienstfahrzeugen. Die von ihr individuell ausgearbeiteten Flottenlösungen wenden im Fall der Fälle Schaden vom Unternehmen ab. Dazu trägt ein Dienstleistungspaket bei, das – ausgehend von der Analyse des Ist-Zustandes – über die Erstellung von Dienstwagenverträgen, Schulungen für Halter und Nutzer, die Einarbeitung der Verwaltungen bis hin zu einer externen Fuhrparkverwaltung und professionellem Schadenmanagement reicht.

Weitere Informationen:

www.andrea-baerreis.de