Das Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums von über 50 Seiten lässt erahnen, dass es dann noch nicht so einfach werden wird.
Auf eine Neudefinition der Reisekosten wurde verzichtet: der Reisekostenbegriff bleibt unverändert. Wie bisher zählen zu den Reisekosten Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.

Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

• "Erste Tätigkeitsstätte" statt "Regelmäßige Arbeitsstätte": Der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird durch den neuen Begriff "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt. Der Begriff ist von zentraler Bedeutung für das Reisekostenrecht und entscheidend z. B. für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug oder auch für steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers.

• Nur noch "2" statt bisher "3" - Vereinfachung bei den Verpflegungspauschalen: Statt der bisherigen dreistufigen Staffelung (6 / 12 / 24 EUR) wird eine zweistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen eingeführt (12 / 24 EUR). Außerdem gelten künftig neue Mindestabwesenheitszeiten - die Pauschale von 12 EUR wird bereits bei einer Mindestabwesenheitszeit von 8 Stunden gewährt (bisher: 14 Stunden); bei mehrtägiger Abwesenheit mit Übernachtung werden für An- und Abreisetag pauschal je 12 EUR gewährt - unabhängig von der Abwesenheitsdauer.

Für die Verpflegungspauschale von 24 € beträgt die Abwesenheitszeit mindestens 24 Stunden.

• Bewertung von Arbeitgebermahlzeiten bei beruflicher Auswärtstätigkeit: Grundlegend neu ist auch die steuerliche Behandlung von Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich bzw. verbilligt erhält. Zum einen wird dem hieraus entstehenden geldwerten Vorteil durch eine Kürzung der Verpflegungspauschalen Rechnung getragen werden. Zum anderen ergänzt eine neue Pauschalierungsvorschrift die Möglichkeiten der Steuerübernahme durch den Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer während einer Dienstreise unentgeltlich verpflegt wird.

Darüber hinaus gibt es weitere vielfältige Änderungen im Reisekostenrecht, u. a. bei der steuerlichen Berücksichtigung von Unterkunftskosten sowie hinsichtlich des Werbungskostenabzugs bzw. steuerfreien Arbeitgeberersatzes im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Lohnsteuer-Außenprüfung und Reisekosten

Reise- und Fahrtkosten sind abhängig von der geprüften Branche für die LStAp (Lohnsteuer-Außenprüfung) ein besonders lohnendes Prüfungsfeld, da es aufgrund zahlreicher Sonderregelungen häufig zu steuerlich falschen Behandlungen kommt z. B. bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten (Ablauf der Dreimonatsfrist) oder bei Firmenwagenüberlassung (geldwerter Vorteil für Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte). Deshalb wird der Prüfer zunächst den Umfang der ausgezahlten Reise- und Fahrtkosten ermitteln, um festzustellen, ob das Thema Reisekosten für die Prüfung lohnend ist. Soweit firmeneigene Reiserichtlinien bestehen, wird bei der Prüfung darauf zurückgegriffen.

Ergebnisse der Lohnsteuer-Außenprüfung im Kalenderjahr 2012

Nach den statistischen Aufzeichnungen der obersten Finanzbehörden der Länder haben die Lohnsteuer-Außenprüfungen im Kalenderjahr 2012 zu einem Mehrergebnis von 760 Mio. Euro geführt. Von den insgesamt 2.388.136 Arbeitgebern wurden 115.652 Arbeitgeber abschließend in 2012 geprüft. Es handelt sich hierbei sowohl um private Arbeitgeber als auch um öffentliche Verwaltungen und Betriebe. In 2012 wurden durchschnittlich 2.038 Prüfer eingesetzt. (Quelle: Meldung Bundesministerium der Finanzen/BMF-Schreiben vom 04. Juli 2013)

Unterstützung bei den Änderungen der Reisekostenreform

Unter www.reisekosten-2014.de informiert Haufe laufend über die Reisekostenreform 2014. Hier wird erklärt, welche Aufgaben auf die einzelnen Abteilungen sowie die Unternehmensführung durch die Reform der Reisekosten zukommen. Mit detaillierten Fachinformationen, Online-Seminaren und e-Trainings ist das Online-Produkt „Haufe Fit für Reisekosten 2014“ der professionelle und rechtssichere Begleiter für alle Unternehmen bei der Umsetzung der Reform. Für die Anwendung in der täglichen Praxis bietet „Haufe Fit für Reisekosten 2014“ Muster-Vorlagen, wie z. B. eine Reiserichtlinie, und Tools, wie z. B. einen Reisekostenrechner.