Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung, den dieser auch für private Fahrten nutzen darf, muss er die Aufwendungen, die auf die Privatfahrten entfallen, als geldwerten Vorteil buchen. Dabei handelt es sich um einen Sachbezug, der der Umsatzsteuer unterliegt. Die Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, sind auf das Konto „Gehälter“ 4120 (SKR 03) bzw. 6020 (SKR 04) zu buchen. Als Gegenkonto ist das Konto „Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung)“ 8611 (SKR 03) bzw. 4947 (SKR 04) zu verwenden. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen, Velbert weist darauf hin, dass es zwingend erforderlich ist, diese Privatnutzung monatlich zu buchen – entweder über die 1%-Methode oder ein Fahrtenbuch – und im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung dem Finanzamt zu übermitteln.

Neben der im Gesetz genau festgelegten 1 %-Methode und der Sonderregelung für Fahrzeuge des gewillkürten Betriebsvermögens bleibt es dem Unternehmer wie dem Arbeitnehmer unbenommen, die genaue Höhe der auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen zu ermitteln. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs wie zum Beispiel Benzin, Reparaturen, Versicherung, Steuer, Abschreibung usw. ermitteln und den Einzelnachweis aller Fahrten führen, sowie die Aufteilung dieser Gesamtkosten im Verhältnis der privat gefahrenen zu den übrigen Kilometern vornehmen (individuelle Methode).

„Das Gesetz verlangt dafür Nachweise in zweierlei Hinsicht. Die für den einzelnen Pkw entstehenden Aufwendungen müssen feststehen und aus einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch müssen sich die betrieblichen/beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie eventuell die Familienheimfahrten und natürlich auch die Privatfahrten ergeben. Die Aufwendungen sind durch Belege nachzuweisen. Belege und Fahrtenbuch haben dabei Urkundenstatus. Unregelmäßigkeiten, und dazu gehört auch eine unrichtige oder unvollständige Umsatzsteuervoranmeldung auf Grund fehlender oder unvollständiger Angaben und/oder Belege, können ein strafrechtliches Verfahren nach sich ziehen. Es ist daher eminent wichtig, laufend Fahrtenbuch und Belege an den Steuerberater weiterzuleiten, die ihn in den Stand versetzen, eine ordnungsgemäße Verbuchung vornehmen zu können“, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und mindestens die folgenden Eintragungen enthalten:

– Datum der Fahrt,

– Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt,

– Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge; Umwegfahrten sind aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben wird verzichtet, sofern die berufliche Veranlassung der Fahrt ohnehin plausibel erscheint. Bei Kundendienstmonteuren, Handelsvertretern, Kurierdienstfahrten, Automatenlieferanten und vergleichbaren Berufen mit weiten Fahrtstrecken reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich. Für Taxifahrer reicht für die „Fahrten im Pflichtgebiet“ der tägliche Kilometerstand zu Beginn und am Ende; außerhalb dieses Gebiets bedarf es der genauen Angabe des Reiseziels. Fahrlehrer geben anstelle des Reisezwecks usw. „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ o. Ä. an. Bei gleich bleibendem Kundenkreis reicht die Aufzeichnung der Kundennummer des aufgesuchten Geschäftspartners (Kundenverzeichnis dem Fahrtenbuch beifügen),

– für Privatfahrten genügen Kilometerangaben, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und der Reisezweck angegeben sind,

– für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie für Heimfahrten genügt jeweils ein entsprechender kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

„Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gemäß den Anforderungen des Bundesfinanzhofes – Urt. v. 16.3.2006 – VI R 87/04 – ist Voraussetzung für das Einzelnachweisverfahren. Werden mehrere betriebliche Fahrzeuge privat, zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder zu Familienheimfahrten genutzt, gilt das Einzelnachweisverfahren für das oder die Fahrzeuge mit Fahrtenbuch. Für andere, auch privat genutzte Fahrzeuge, kann bzw. muss das Pauschalverfahren praktiziert werden. Für die Pauschalwerte sind die auch privat genutzten Fahrzeuge ohne Fahrtenbuch mit den höchsten Listenpreisen heranzuziehen“, so Steuerberater Roland Franz.

Die Führung eines Fahrtenbuchs nur für einen begrenzten, repräsentativen Zeitraum ist dagegen nicht ausreichend. Darüber hinaus muss eine spätere Änderungsmöglichkeit ausgeschlossen sein, was dazu geführt hat, dass die Aufbereitung mit Hilfe bloßer Excel-Tabellen von der Finanzverwaltung nicht anerkannt wird (BFH, Urt. v. 16.11.2005 – VI R 64/04).

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